איך להתמודד עם משימות שנכנסות כל הזמן

בעידן שבו אנו חיים בקצב גבוה, בין אם בסביבת עבודה במשרד, או כעצמאיות, התפתח לו אתגר חדש שהפך להיות ממש מחלה של צורת העבודה המודרנית – וזה כניסת משימות ומטלות על בסיס קבוע אל המרחב והתודעה שלנו.

אנשים חושבים שאם קיימות מיליון דרכי תקשורת, הם צריכים להשתמש בכולן ולפזר משימות. לשלוח מיילים, הודעת sms, וואטסאפ, הודעה בפייסבוק. לפעמים על אותו נושא מכמה ערוצים… ומי שמקבל את המשימות צריך פשוט להתמודד עם זה.
לפעמים זה נראה כמעט בלתי אפשרי. כל רגע נוצרת עוד צורת תקשורת ועוד דרך להעביר אלינו אינפורמציה… איך אפשר להשתלט על זה בכלל?

1. קודם כל האג׳נדות שלך – כשאת מתחילה יום, צריך להיות לך ברור מה הדבר הכי חשוב שצריך לקרות היום מבחינתך! ברור שיקרו עוד דברים, אבל מה הכי חשוב לך? מהם 1-3 הדברים שבראש הרשימה, שלהם את תדאגי קודם, או תשימי עליהם דגש.

2. לא לפתוח מיילים/וואטסאפ/הודעות אם אין לך פניות לטפל בהן באותו הרגע.
אני יודעת שאם פתחתי משהו, זה יטופל עכשיו, כי אח״כ זה רק עושה לי בלאגן,
אני צריכה לזכור אם טיפלתי או לא, זה מצטרפת לרשימת הטו-דו ליסט הארוכה גם ככה וכו׳.
אז דברים לפעמים מחכים טיפה עד שאגיע אליהם, רק בכדי לאפשר לי לעבוד מסודר.

3. ״באפר״ דיונים ופגישות – באפר הכוונה למרווח, כלומר להשאיר זמן אחרי דיון/פגישות/שיחות לסגירת קצוות/סיכום/תיעוד המשימות או כל מה שנובע מהפגישה.
זה ממש חשוב.
אחרת הגיבנת הזו מסתובבת איתך. עדיף לעשות את זה באותו הרגע שזה טרי וזה יורד מהפרק.

4. לעבוד עם מערכת ניהול משימות שתרכז לך את כל הדברים החשובים מול העיניים במקום אחד,
אולי אפילו לפי נושאים. את יכולה לשתף אנשים נוספים בתיקיות מסוימות
וזה עשוי לקצר לך זמני העברת מידע והסברים. וזה פשוט יותר נוח.

ממליצה בחום לבדוק את וונדליסט לטובת העניין הזה:

https://www.wunderlist.com

אגב, אם את מסתובבת עם הטלפון, במקום לרשום את המשימות במיליון מקומות,
את יכולה לכתוב אותם ישר באפליקציה…
זה לא שאני לא כותבת דברים במחברת, אבל יש משהו בלעבוד גם עם אפליקציה כזו
שמזקק לי את הדברים לביצוע, במיוחד אלו הדורשים עבודה משתמשת, תאריכים קדימה ותתי סעיפים.

5. להתאמן על הדחף לטפל בכל דבר עכשיו! לא יקרה שום דבר אם שעה אחת תעבדי על הדברים שלך,
שעה תעברי על מיילים והודעות לאנשים, שעה אח״כ תעברי על כל המשימות הנכנסות האלה
ותסגרי קצוות. את תגיעי ככה לכל מה שאת זקוקה לו הרבה יותר מהר ובצורה הרבה יותר ממוקדת.