1. מחברת
כן, אני יודעת שזה נשמע מובן מאליו, אבל מסתבר שלא לכולן יש מחברת עבודה אמיתית.
ואם יש מחברת, אז או שהיא סגורה למרות שכתובים בא מלא דברים חשובים,
או שהיא פשוט מבולגנת ולא כלי אמיתי שיכול לשמש אותך.

אז איך גורמים למחברת להיות כלי לאפקטיביות וניהול יעיל?
1. דואגים באמת לכתוב הכל במחברת. זה המוח השני שלך. למה להתאמץ לזכור,
אם אפשר לרשום?
כי כשדברים נמצאים על הנייר ולא בראש שלך, אפשר ממש לעשות איתם משהו.
2. הפרדה ויזואלית – השתמשי בצבעים!

 …
לכל תחום במחברת אני מקדישה צבע – סיכומי פגישות, רשימת משימות שוטפת, דברים אישיים.
כשלכל דבר יש צבע, אח"כ יותר קל למצוא אותו במחברת במידת הצורך,
ויותר מזה, את בעצם משתמשת בעוד אלמנט במוח החזותי, שמאפשר לך לזכור יותר טוב מה
רשמת! את יכולה להפריד בעזרת כותרת בעט צבעוני, או פשוט למרקר בצבע אחר.

 …
2. טלפון חכם
להפוך את הטלפון שלך, במקרה שלי אייפון, ליד ימינך!
סדרי מחדש את עמוד הכניסה לאייפון, תסירי אפליקציות שמבזבזות לך את הזמן,
פייסבוק תעבירי אחורה או חלילה אפילו להסיר (!) גם אם זה יהיה לתקופה, זה יהיה משמעותי.
ואז ברגעים שכאילו אין מה לעשות ואני באוטומט שלי נכנסת לאייפון לזפזפ,
אני נתקלת קודם כל באפליקציות התומכות שלי – ניהול המשימות, הרשימה היומית,
התקדמות ליעדים, תזכורת להרגלים שלי ועוד.
מחברת ודף המשימות שלנו לא תמיד איתנו ביד. האייפון כן. תשתמשו בו!

 …
3. היומן של גוגל
כלי זמין פשוט וחינמי שלא תמיד מוציאים ממנו את המקסימום.
אני מכניסה הכל ליומן, גם את הפגישות עם עצמי, את חלונות הזמן שחשוב לי לשמר
ואח"כ אני יודעת לבדוק ברשימת המשימות שלי מה יש לי לעשות באותו חלון זמן.
היומן הזה זמין מכל מקום, אני יכולה לגשת אליו גם מהמחשב וגם מהטלפון.
בנוסף, הוא מסונכרן עם היומן של בן זוגי, כך שתמיד אנחנו מסונכרנים לאורך השבוע
ולא מבלים שעות ארוכות ב"שיחות תיאום" למינהן.
גם פה הטריק הוא להשתמש בהפרדה ויזואלית של צבעים – לכל תחום בחיים ואף לכל פרויקט יש לי צבע אחר
שעוזר לי לראות במבט חטוף במה להתרכז היום.
מה גם שאפשר לשם תזכורות חשובות קדימה ביומן ולא לפחד לשכוח משהו חשוב בהמשך.

 …
4. פומדורו טיימר
הרעיון פה הוא לעבוד בחלונות זמן קצובים, להכניס קצת כיף ותחרותיות למשימות שלך
ולראות מה את יכולה באמת להספיק ב-25 דק'. ותאמיני לי – זה הרבה!
את יכולה לשם כל טיימר, שעון או טלפון על 25 דק' ולעשות פעולות כמו מענה על מיילים,
כל מיני משימות טכניות על המחשב שאת צריכה לעשות, קיפול כביסה, תיוק ניירות ועוד.

למה דווקא 25 דקי?
כי זה קצר, זה פרק זמן שמאפשר לך לשמור על המיקוד וזה אפקטיבי לאמא-עצמאית עסוקה.
והנה גם קישור שיוכל לעזור לך – tomato-timer.com

5. אפליקציית ניהול משימות בטלפון
כמו שהבנת, אפשר להשתמש בטלפון ככלי לעבודה יעילה.
יש לי כל מיני אפליקציות שתומכות בי בעניין הזה (ואני גם כל הזמן מנסה ובודקת חדשות).
לגבי ניהול משימות – את כל הרשימות שלי, הארוכות טווח ובעיקר היומיות, אני מעלה לאפליקציה.
במיוחד שאני יודעת שהמחברת לא זמינה לי וחשוב לי להסתכל בטלפון.
אני משתמשת ב-Awesome Note – ידידותית, צבעונית, מחולקת בצורה ברורה לקטגוריות, קל להעלות משימות, יכולות תצוגה רבות וקל להשתמש בה גם בעברית וגם באנגלית.
עוד אפליקצייה חמודה שממנה התחלתי והיא חינמית ומתאימה לכל סוגי הטלפון זוהי ANY.DO.

Focus @ Will. 6
מחקרים רבים כבר הוכיחו שמוסיקה בתדרים מסוימים, עוזרת בשמירה על הריכוז וכניסה למוד עבודה ממוקד.
Focus @ Will עושים בדיוק את זה.

זהו אתר שמאגד בתוכו הרבה מאוד קטעים בסגנונות שונים שיעזרו לך להיכנס למיקוד ולשמור עליו בזמן שאת עובדת.
אפשר לעשות מנוי לאתר כדי להגיע למאגר מוסיקה גדול יותר, אבל עד היום נהניתי לא מעט מהקטעים החינמיים הזמינים באתר. כל קטע מוסיקלי הוא באורך שעה ופשוט כיף לשמוע אותו ברגע.

…
Rescue Time.7
כמה זמן באמת הולך לך על עבודה? כמה זמן את גולשת ברשת? מחפש? כותבת? פייסבוק?
הנה תוכנה פשוטה ומדליקה שתעזור לך לעשות מעקב אמיתי אחרי הפעילות שלך ואפילו תעזור לך לשם לב אם חרגת ממה שתכננת ע"י התראות או חסימת האתרים שהסיחו את דעתך (אהמ…פייסבוק…).
בסוף היום, או בסוף השבוע תוכלי ממש לראות סיכום ואחוזים של הזמן שלך ולהבין יותר טוב איך לשלוט על מה שאת עושה, מה ההרגלים שלך ואיפה אפשר לשפר כדי להתרכז בדברים שחשובים לך באמת.
www.rescuetime.com

Evernote.8
הדבר שישפר משמעותית את היעילות עבודה שלך על המחשב! בעיני אחת ההמצאות הגאוניות.
לאחרונה הם חגגו 100 מיליון משתמשים בתוכנה! החינמית יש לציין!
אברנוט מאפשרת לך לרכז כל מה שקשור למחשב-תיעוד-אינטרנט במקום אחד.
לא עוד מיליון תיקיות במחשב עם מסמכי וורד של רעיונות, עבודה על תכנים, מאמרים וכו'.
הכל אפשר לרכז תחת המחברת הוירטואלית הזו.
ולמה זה אפקטיבי?
כי את הכל אפשר לקשר עם לינקים בתוך המחברת הזו והחוצה.
אני יכולה לשמור קישורים מהרשת ולתייג אותם ולא לשם אותם ב"בור" המועדפים שלי,
אני יכולה למצוא הכל בקלות ע"י חיפוש, לייצר לי מאגר קישורים מתוייג והמקושר לכל מיני מקומות ברשת, לתכנן את הקורס הבא שלי, לייצר רשימות ומה לא.
בנוסף, אברנוט קיים אצלי גם כאפליקציה ומסתכרן להרבה אפליקציות אחרות כך שזה יתרון עצום.
evernote.com